Finances et comptabilité

Dans Finances vous notez tout ce qui entre et sort de l'entreprise : dépenses, achats, autres recettes et virements entre vos comptes. Les encaissements de factures arrivent tout seuls. Votre comptable reçoit les écritures prêtes à importer dans Memory, ou le journal en Excel.

Ce que vous voyez dans Finances

  • Le mois : recettes, dépenses et résultat, dans chaque devise.
  • Vos comptes (caisse, banque, portefeuille, carte) avec leur solde.
  • Ce qui est en attente : achats à payer et recettes à encaisser.
  • Les dépenses par catégorie (carburant, loyer, salaires…).
  • Les mouvements, filtrables par type, compte et en attente.

Noter une dépense ou un achat

  1. Dans Finances touchez Dépense.
  2. Saisissez le total TVA incluse, la date, le compte d'où l'argent est sorti et la catégorie.
  3. Si ce n'est pas encore payé, désactivez Déjà payé et indiquez l'échéance. Une fois payé, ouvrez-le et touchez Marquer comme payé.
  4. Dans Fournisseur, pièce et TVA choisissez le fournisseur (ou créez-en un avec son n° fiscal), le type de TVA (le montant se calcule et vous pouvez le corriger), le type, la série et le numéro de pièce, et le véhicule s'il s'agit d'une dépense de la flotte.
  5. Enregistrez.

Les recettes sans facture se notent de la même façon avec Recette, et les virements entre deux comptes de la même devise avec Virement.

Les encaissements de factures

Chaque encaissement enregistré sur une facture apparaît comme recette dans Ventes et encaissements, une seule fois. Si vous modifiez ou supprimez l'encaissement, la recette suit. Dans Paramètres des finances › Encaissements vous choisissez sur quel compte va chaque moyen de paiement.

Comptes, catégories et fournisseurs

Dans Paramètres des finances :

  • Comptes : ajoutez vos comptes avec leur devise et leur solde initial. Archivez ceux que vous n'utilisez plus.
  • Catégories : de recettes et de dépenses. Certaines viennent par défaut ; ajoutez-en ou archivez-les.
  • Fournisseurs : nom, n° fiscal, e-mail et téléphone.

Comptabilité (pour votre comptable)

Dans Comptabilité (rôle Administrateur, Administration ou Comptable) :

  • Journal : les écritures du mois en partie double, construites toutes seules à partir des ventes, des encaissements, des dépenses et des achats :
    • les ventes vont en Clients contre Ventes de chaque taux de TVA ;
    • les encaissements, au compte de trésorerie contre Clients ;
    • les achats, à la catégorie et à la TVA déductible contre le compte de trésorerie, ou contre Fournisseurs s'ils restent à payer ;
    • les avoirs se soustraient.
  • Plan comptable : le comptable saisit le code de chaque compte tel qu'il figure dans son plan.
  • Inclure : si le comptable importe déjà les ventes depuis la facturation électronique, décochez Ventes pour ne pas les dupliquer.

Exporter vers Memory Conty

  1. Dans Comptabilité › Memory, complétez les données de la société dans Memory : le code de chaque journal, le code de TVA de chaque taux et le code de chaque devise (0 est la devise nationale). Votre comptable les a.
  2. Choisissez le mois et touchez Exporter vers Memory. S'il manque quelque chose, l'app vous dit quoi et ne génère pas le fichier.
  3. Dans Memory Conty : Empresa › Herramientas › Importar › Importar archivos, ajoutez le fichier (par exemple EZ261101.TXT) et indiquez le mois.

Exporter à nouveau le même mois remplace ce qui avait été importé avec la même origine, sans doublons.

Journal en CSV

Pour tout autre logiciel comptable, Journal (CSV) télécharge le mois avec compte, débit, crédit, libellé, pièce et n° fiscal. Il s'ouvre dans Excel.