Mandar documentos a firmar

Podés mandar a firmar cualquier PDF que tengas en la ficha de un socio o cliente: el contrato del socio, el deslinde de responsabilidad, el reglamento del gimnasio o una autorización. Le llega un link por WhatsApp o mail, lo lee y lo firma desde el celular sin crear cuenta ni instalar nada, y el documento firmado vuelve solo a la ficha.

1. Subí el documento a la ficha

Entrá a la ficha del socio o cliente → Documentos adjuntos → Subir documento y elegí el PDF.

Al subirlo, el sistema lo lee con inteligencia artificial: arma un resumen de qué trata, marca el tipo (contrato, comodato, presupuesto…) y avisa si necesita firma. Si encuentra dónde va la firma del cliente (por ejemplo, un renglón que dice "Firma del comodatario"), lo recuerda para el paso siguiente.

{note} El resumen se puede apagar en Configuración → General → Resumir con IA los documentos que subo. Para resumirlo, el texto del documento se procesa con un proveedor de IA externo.

2. Pedí la firma

En el documento PDF tocá el ícono de la lapicera ("Pedir firma"). En el cuadro que se abre:

  1. Título: lo que va a ver quien firma (por defecto, el nombre del archivo).
  2. Quién firma, WhatsApp y mail: vienen de la ficha; podés cambiarlos.
  3. Notas: opcional, un mensaje para quien firma (por ejemplo, "firmalo antes del viernes"). Va en el WhatsApp o el mail.
  4. Cómo se lo mandamos:
    • WhatsApp: le llega un mensaje con el link. Cuenta como un mensaje en tu consumo del mes.
    • Mail: le llega un mail con el botón "Revisar y firmar".
    • Copiar el link: el pedido queda creado y vos mandás el link por donde quieras.
  5. Dónde firma: si la IA encontró el lugar, la firma va ahí (te muestra la página). Si no, o si preferís, se agrega una hoja de firma al final con el título, quién lo manda, quién firma y las notas.

Tocá Mandar a firmar. El pedido aparece en Firmas, debajo de los documentos, como Solicitud de firma enviada.

3. Quien firma

  1. Abre el link (en el celular o la computadora).
  2. Lee el documento completo.
  3. Toca el campo de firma, firma con el dedo (o escribe su nombre) y confirma.
  4. Listo: no necesita cuenta ni contraseña.

4. Seguí el estado

En Firmas cada pedido muestra su estado:

Estado Qué significa
Solicitud de firma enviada Se mandó el link y todavía no lo abrió.
Visto Abrió el documento pero todavía no firmó.
Firmado Firmó. El PDF firmado ya está en los documentos de la ficha.
Rechazado No quiso firmar; si escribió un motivo, se ve al lado.
Cancelado Lo cancelaste vos; el link deja de funcionar.

Mientras esté pendiente podés Copiar link, Reenviar o Cancelar.

5. El documento firmado

Cuando firma, aparecen solos en Documentos adjuntos:

  • "… (firmado)", o "… – hoja de firma (firmada)" si se usó la hoja de firma: el PDF con la firma estampada, sellado para que no se pueda cambiar.
  • "… (certificado de firma)": quién firmó, cuándo, desde qué dispositivo y dirección, y un código para verificarlo.

Desde Firmas tocá Ver firmado para abrirlo.

Validez de la firma

Es una firma electrónica: queda registrado quién firmó, cuándo y desde dónde, y el documento queda sellado contra cambios. En Uruguay (Ley 18.600) tiene validez cuando las partes acordaron usarla; por eso conviene incluir en tus condiciones o contratos una cláusula de aceptación de firma electrónica. No es la firma electrónica avanzada (cédula o ID Digital). Para documentos de mucho monto, consultá a tu abogado.