Mandar documentos a firmar

Podés mandar a firmar cualquier PDF que tengas en la ficha de un socio o cliente: el contrato del socio, el deslinde de responsabilidad, el reglamento del gimnasio o una autorización. Le llega un link por WhatsApp o mail (o se lo compartís vos), lo lee y lo firma desde el celular sin crear cuenta ni instalar nada, y el documento firmado vuelve solo a la ficha.

1. Subí el documento a la ficha

Entrá a la ficha del socio o cliente → Documentos adjuntos → Subir documento y elegí el PDF.

La inteligencia artificial lo lee solo (también fotos y documentos escaneados) y debajo del archivo te muestra un resumen de qué trata, el tipo (contrato, deslinde, reglamento…), las fechas importantes y la etiqueta Necesita firma si corresponde. Si encuentra el renglón donde firma tu cliente (por ejemplo, "Firma del socio"), lo propone en el paso siguiente.

Mientras dice Leyendo el documento con IA ya podés pedir la firma: no hace falta esperar.

{note} El resumen se puede apagar en Configuración → General → Resumir con IA los documentos que subo. Para resumirlo, el texto del documento se procesa con un proveedor de IA externo.

2. Tocá «Pedir firma»

Debajo de cada PDF está el botón Pedir firma. Se ve resaltado cuando la IA detectó que el documento necesita firma. En el cuadro que se abre:

  1. Título: lo que va a ver quien firma (por defecto, el nombre del archivo).
  2. Quién firma, WhatsApp y Mail: vienen de la ficha; podés cambiarlos.
  3. Notas: opcional, un mensaje para quien firma (por ejemplo, "firmalo antes del viernes").
  4. Cómo se lo mandamos:
    • WhatsApp: le llega un mensaje con el link. Cuenta como un mensaje en tu consumo del mes. Si dice "Todavía no disponible en tu cuenta", usá Mail o Compartir un link.
    • Mail: le llega un mail con el botón "Revisar y firmar".
    • Compartir un link: se crea el link pero no se manda solo; después lo copiás o lo compartís por la app que quieras (ver paso 4).
  5. Dónde firma: elegí una opción.
    • Donde dice «…», en la página N (lo encontró la IA): aparece solo cuando la IA encontró el lugar de la firma.
    • Elegir el lugar exacto en el documento: se abre una vista previa del PDF. Cambiá de página con las flechas y tocá donde tiene que firmar: aparece el recuadro Firma. Si tocás otro lugar, el recuadro se mueve.
    • En una hoja de firma que se agrega al final: una página extra con el título, quién lo manda, quién firma y las notas. Sirve cuando el documento no tiene un lugar para firmar.
    • Si el PDF es escaneado y la IA no encontró el lugar, tocá Buscar una sugerencia con IA: lo vuelve a leer con reconocimiento de texto y, si encuentra el campo de firma, te lo propone.
  6. Tocá Mandar a firmar (o Crear link para compartir si elegiste compartir el link).

{tip} Si la vista previa del PDF no carga, tocá Reintentar o elegí la hoja de firma al final.

3. Quien firma

  1. Abre el link en el celular o la computadora y lee el documento completo.
  2. Toca el recuadro de firma, firma con el dedo (o escribe su nombre) y confirma.
  3. Ve ¡Firma completada! y listo: no necesita cuenta ni contraseña.

4. Seguí el estado

Los pedidos aparecen en Firmas, debajo de los documentos. La lista se actualiza sola mientras haya pedidos pendientes.

Estado Qué significa
Solicitud de firma enviada Se mandó el link por WhatsApp o mail y todavía no lo abrió.
Link listo para compartir Elegiste compartir el link: falta que se lo mandes.
Visto Abrió el documento pero todavía no firmó.
Firmado Firmó. El PDF firmado ya está en los documentos de la ficha.
Rechazado No quiso firmar; si escribió un motivo, se ve al lado.
Cancelado Lo cancelaste vos; el link deja de funcionar.

Mientras esté pendiente podés tocar Copiar link para compartir, Compartir (en el celular abre WhatsApp, mail u otras apps), Reenviar (si se mandó por WhatsApp o mail) o Cancelar.

5. El documento firmado

Cuando firma, aparecen solos en Documentos adjuntos:

  • "… (firmado)", o "… – hoja de firma (firmada)" si se usó la hoja de firma: el PDF con la firma estampada, sellado para que no se pueda cambiar.
  • "… (certificado de firma)": quién firmó, cuándo, desde qué dispositivo y dirección, y un código para verificarlo.

Desde Firmas tocá Ver firmado para abrirlo.

Validez de la firma

Es una firma electrónica: queda registrado quién firmó, cuándo y desde dónde, y el documento queda sellado contra cambios. En Uruguay (Ley 18.600) tiene validez cuando las partes acordaron usarla; por eso conviene incluir en tus condiciones o contratos una cláusula de aceptación de firma electrónica. No es la firma electrónica avanzada (cédula o ID Digital). Para documentos de mucho monto, consultá a tu abogado.